職場精英似乎有“超能力”，永遠走在時間的前面。原來，他們擁有時間管理的秘訣。出色的時間管理技巧，不僅提高你的工作效率，也會讓你受到老板的格外器重。

　　職場人巧打時間算盤

　　有人把上海比喻為是精英云集的“高壓所”，高速的經濟發展使得身處在這個城市的職場人不由自主地感受到了很大的壓力。

　　“忙、忙、忙……”似乎每一個職場人在被問及最近的工作怎么樣的時候，都會情不自禁地說出這樣一句話。然而急匆匆的忙碌和無盡的加班加點，似乎并沒有幫助他們贏得老板的歡心。

　　“超能力”的秘訣

　　“我每天都很忙，經常是案頭上的工作沒有處理好，又有新的工作任務接踵而至，最糟糕的是忙中永遠要出錯，還要花費不少時間處理前面工作的遺漏。”在一家外企工作的侯文，兢兢業業地工作，卻很少讓自己的老板滿意。

　　然而讓侯文不解的是，同事小章似乎擁有異于常人的超能力，他總能在下班前完成紛雜的工作任務，永遠也不會忘記自己要辦的事情，即使接到臨時布置的任務，小章也總能在短時間內把緊急事項迅速搞定。

　　小章真的是具有“超能力”嗎？略帶靦腆的小章對同事的疑問搖搖頭，“如果說，我真的有‘超能力’的話，那就是曾經參加過的一次時間管理的培訓，改變了我的行為準則，讓我學會了如何最有效率地利用自己的時間，在盡可能短的時間里面完成盡量多的工作任務。”

　　筆記本里的時間管理學

　　時間管理有這么大的魅力嗎？小章告訴記者，很多人都有將一天的工作安排列清單的習慣，但是他的做法卻有些與眾不同。“許多人只習慣列出一天的工作安排，但是我通常都會在周五下班之前，把下一周需要安排的工作內容先做出一個簡單的規劃。這樣很容易對較長時間內的工作安排有一個直觀的認識，可以在大致上確定工作的節奏。”

　　當然了，工作天天有，“每周一的工作例會上，老板通常會布置一些新的任務，或是對工作安排做出一些調整，我都會隨時地記到自己筆記本上去。”

　　把工作安排記錄在筆記本上，對于許多辦公室一族來說并不算什么新鮮事。但是小章卻在這一點上頗費心思，“我們公司的上班時間是九點，而我通常會提前一刻鐘到辦公室。我用這段時間重新梳理一下自己的工作日記。”

　　和別人的工作任務清單不一樣，小章習慣在工作列表中使用彩色的水筆做出標記，用紅色表示重要的事情，用黃色表示緊急的事情，綠色則用來表示需要完成的事情。“在工作中，我慢慢地發現，會出現‘忙不完的’情況通常是用綠色標記的這些事情。”

　　小章是負責公司的廣告方案策劃的，“比如我做一項方案策劃，并不一定要在緊急的時間內交出來，但是其中卻可能會涉及到多個環節。如果在工作安排中，只把這一項當作‘要完成的事情’來做，就可能會影響到整體的工作節奏，到了deadline之前往往忙得焦頭爛額，錯誤百出。”因此，小章經常會把一些復雜的工作事項拆分成幾個環節，把各個環節的安排加入到自己的整個工作周期中，把綠色事項逐層升級到黃色、綠色階段，對他提高工作效率起到了很大的幫助。

　　小章的工作日記還加入了一個“時間里程表”。除了每天需要完成的工作清單外，他還對完成工作的時間進行了詳細的標注。“我并不是簡單地按照下午一點完成某某工作來標注，我習慣把一項工作任務分成三份，到幾點完成工作的三分之一，到幾點完成工作的三分之二，以及什么時候完成最后的工作。”這樣的細化，更利于小章進行計劃與實際工作進度的比照，從很大程度上避免了工作低效、拖拉的問題。

　　這些筆記本里看似平常的小細節，其實就是小章永遠走在時間前面，獲取“超能力”的秘訣，善于時間管理是他在同事中脫穎而出的一件法寶。

　　讓你脫穎而出的第二象限

　　記得電視節目人洪晃在她所主持的一期“大人在說話”的節目時，談到自己在管理員工時，通常會給他們一個較短的任務限期，因為她發現，“很多員工在一個星期完成的工作表現和三天之內幾乎是沒有什么區別的。”

　　這和時間管理學中對工作任務的“四象限”劃分不謀而合。

　　在時間管理學中，把行動分成了四種類型：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要和不緊急也不重要。可以通過數學里象限的方式表示出來。

　　重要且緊急一般都是指必須立刻或在近期內要做好的工作。不少像洪晃一樣的經理人發現，在這樣情況下，時間管理幾乎不會出現什么樣的問題，員工通常都能夠把自己的工作處理好。原因很簡單，因為這些工作任務的緊急和重要性，它們比其他每一件事都優先。如果拖延是造成緊急的因素，那么現在已經不能再拖延了。

　　事實上，對職場人提出最大考驗的往往是第二象限的時間管理。他們在處理這個象限的事件時，并非那么明智，因此會帶來引起工作中的更大壓力，覺得時間無處籌措。如果能把這兩個象限的時間管理做好，無疑你就能夠像小章一樣，具有“超能力”，讓你在緊張的工作節奏中得到舒松，也更加容易以出色的工作表現吸引老板的目光。

　　我們不妨先來看看第二象限：重要但不緊急的事情。在我們的工作和生活中，很多事情都屬于這個類型，它們是重要的，但是可以現在或稍后再做，甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二個象限實際上是與第一象限卻是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。比如有一項工作任務，限期為一周。如果采用一味拖延的方式，直到工作限期將至，才開始緊張的工作，不僅加重了自己的負荷，更加大了工作錯誤發生的幾率，如果遇到突發事件，甚至會舉手無措。工作的效果打折扣，職場人的工作能力也會因此受到老板的懷疑。

　　事實上，在經營自己的時間時，應當把大部分的精力放在這個看似不緊張的象限里，一種時間管理的理論是二八原則，就是說花費80%的時間處理第二象限的工作，20%的時間安排其它象限的工作。如果說，工作任務龐大復雜，小章所采用的“環節拆分”就是一種很實用的方法。把一項復雜的工作拆分為若干個環節，給每一個環節制定詳盡的工作時間，時刻關注環節的實際運作。這樣才能有助于在高壓的工作環境中，為自己贏取高分。

　　像管錢一樣經營時間

　　也許有的人會說：“時間管理的道理我懂，可是往往是計劃不如變化快，工作過程中通常會遇到這樣那樣的干擾，時間就在左右不定之間逝去了。”

　　我們經常說“一寸光陰一寸金”來形容時間的寶貴，然而實際生活中又似乎對時間的流逝毫不吝嗇。如果我們用對待金錢的態度來看待時間，像管錢一樣經營時間，其效果就完全不一樣了。

　　在工作中，職場人經常會遇到一些“緊急而不重要”的第三象限事件。它們表面上看起來是需要立刻采取行動的事情，但是如果客觀地來檢視，我們就會把它們列入次優先級里面去。出現這種情況的主要有電話干擾，在這個時候，使用語音留言能夠在一定程度上解決這樣的問題。通過語音留言的功能，可以過濾不必要的來電，或是長話短說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回復，等到手頭的事情告一段落以后，再回復過去。學會拒絕也是避免出現這種情況的一種解決方法，有很多人會在口頭上答應幫助別人做一些事情，然而這會在很大程度上影響到自己的時間安排和工作進度。因此，當自己實在沒有精力和時間的情況下，應該學著堅定地說“不”，才能確保工作的效率和進度。此外，隨著網絡的發展，聊天軟件、娛樂郵件也成了時間管理的殺手。不少職場人會花費大量的時間在聊天、閱讀轉發娛樂郵件上面，對聊天和娛樂軟件大聲地說“不”，也能夠為職場人擠出不少有效的工作時間。